Instituição jurídica, de direito privado, sem fins lucrativos, que tem como função básica administrar os recursos financeiros da escola, oriundos da União, estados e municípios, e aqueles arrecadados pelas unidades escolares. Ou seja, são unidades financeiras executoras, na expressão genérica definida pelo Ministério da Educação. Os recursos recolhidos por ela destinam-se à aquisição de bens e serviços necessários à melhoria das condições de funcionamento da escola, incluídos no seu plano de desenvolvimento.

A estrutura da Caixa Escolar é geralmente constituída de um presidente, que é o diretor ou o coordenador da escola, de um tesoureiro e do conselho fiscal. Recomenda-se que o conselho fiscal seja integrado por membros do colegiado. Ela é composta de três órgãos: assembléia geral, diretoria e conselho fiscal. Este último compõe-se de representantes de pais de alunos e de outras pessoas da comunidade. A Caixa Escolar e o Colegiado Escolar, juntos, se complementam, cabendo ao colegiado aprovar as prioridades propostas pela escola para a alocação de recursos e a prestação de contas de sua aplicação. A caixa viabiliza a aplicação dos recursos, observando os instrumentos legais em vigor e de acordo com as prioridades aprovadas pelo colegiado.

Embora já venha se instituindo historicamente, ancorada nos movimentos sociais desde a década de 70, a Caixa Escolar passou a ter maior importância a partir de meados da década de 90, quando o MEC passou a transferir recursos financeiros diretamente para as unidades escolares, de acordo com o princípio da escola autônoma, estabelecido na Lei de Diretrizes e Bases da Educação de 1996. Outras estruturas de gestão colegiada que podem atuar no lugar ou em conjunto com a Caixa Escolar são a Associação de Pais e Mestres (APM), o Colegiado Escolar e o Conselho de Escola.